Die Idee stammt von Tiago Rodrigues, dem zweiten Sekretär der Botschaft und Leiter der Konsularabteilung, der in diesem Tool die Möglichkeit sah, der Gemeinschaft ein 100% automatisches System zur Verfügung zu stellen, das aus Menüs besteht, die es dem Nutzer ermöglichen, einfach und schnell Informationen über konsularische Angelegenheiten zu erhalten, ohne dass die Botschaft personelle Ressourcen in Anspruch nimmt.

"Hier in Brasilien ist Whatsapp ein wichtiges Kommunikationsmittel. Jeder nutzt es für private, berufliche oder geschäftliche Zwecke. Und da unsere Personalressourcen knapp sind und die Anzahl der Anrufe und E-Mails, die wir erhalten, sehr groß ist, wollten wir ein Tool verwenden, das die meisten Fragen der Menschen beantworten kann", so die Erklärung an Lusa von Tiago Rodrigues.

In diesem Tool finden Sie Informationen über die Ausstellung von Bürgerkarten und Pässen, die erforderlichen Unterlagen, die Preise für diese konsularischen Handlungen sowie über Termine und Zeiten.

"Grundlegende Fragen, die am häufigsten gestellt werden", erklärt der Leiter der Konsularabteilung.

Die Antworten auf diese Fragen waren bereits auf der Website der portugiesischen Botschaft in Brasília zu finden, aber eine Diagnose ergab, dass die Internetseiten "zunehmend institutionell sind und von den Menschen im täglichen Leben immer weniger genutzt werden. Sie wollen ein funktionelles Kommunikationsmittel haben, und in Brasilien ist Whatsapp dieses Mittel", erklärte Tiago Rodrigues.

"Es handelt sich um ein Tool, das keine Personalressourcen der Botschaft beansprucht, es ist vollständig technologiebasiert und löst ein von uns identifiziertes Problem, nämlich den großen Informationsbedarf der Menschen, die unsere 'Website' nicht aufsuchen", fügte er hinzu und betonte, dass das Feedback "sehr positiv" gewesen sei.

Wenn die Erfahrung mit diesem neuen Tool erfolgreich ist, könnte es von anderen konsularischen Vertretungen in Brasilien und schließlich vom Rest des konsularischen Netzes in der ganzen Welt nachgeahmt werden.

"Der Nutzen dieses Tools ist sofortig, denn die Menschen, die die Nummer abrufen, lernen schnell viele der Dinge, die sie am Telefon oder persönlich fragen. Wir gewinnen viel mit diesem Tool und hoffen, dass die Gemeinschaft sich besser informiert fühlt über eine Reihe von Dingen, die vorher anders gesucht wurden. Es ist ein Gewinn an Zeit", sagte der portugiesische Botschafter in Brasília, Luís Faro Ramos.